Softwareauswahl – diese 8 Fehler sollten Sie vermeiden

Softwareauswahl richtig machen

Wer eine neue Software einführt, der macht das oft einmalig. Die Softwareauswahl ist gar nicht so einfach. Lesen Sie hier, welche Fehler häufig bei der Suche nach einer neuen Softwarelösungen und Datenbanken gemacht werden und wie Sie diese vermeiden können.

5. Die Prozessgestaltung fängt erst nach dem Verkaufsgespräch so richtig an

Oft hört man: „Wenn in dem System das so und so funktioniert, dann können wir ja in Zukunft so vorgehen.“ Sie überlegen sich also hinterher, was die guten Ideen sind und wie Sie die umsetzen können. Wenn Sie ewig Zeit haben, dann können Sie so vorgehen. Dann laden Sie erst 50 Anbieter ein. Suchen Sie das, was Sie gut finden und dann suchen die Software, die alles vereint.
Wie können Sie das vermeiden? Sie müssen den Prozess vorher definieren. Schreiben Sie vor allem die entscheidenden Schritte, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Schreiben Sie auf, in welcher Reihenfolge Sie diese Schritte abarbeiten. Notieren Sie auch, wie wichtig das ist und ob Sie davon abweichen können.
Beispiel: Sie müssen für die neue Software Belege einscannen. Die Buchhaltung kann mit der neuen Software keine einzige Rechnung verschicken, wenn ein Scan fehlt.
Prüfen Sie Ihren Prozessablauf: Sie haben aktuell eine zentrale Stelle, die diese Scans machen soll. Wenn die Buchhaltung heute eine Frage hat, ruft sie schnell an und besorgt die Infos mündlich. Das geht mit der neuen Software nicht mehr. Behindert Sie das?

6. Sie haben keine vergleichbaren Angebote

Viele Anwender lassen sich verschiedene Angebote schicken. Sie zählen also dem Hersteller auf, was Sie denken, was benötigt wird und hoffen auf ein passendes Angebot. Auf diese Weise werden Sie niemals vergleichbare Angebote bekommen. Viele sind gespickt mit Begriffen, die nicht klar definiert sind. Die Hersteller bezeichnen gleiche Dinge unterschiedlich. So können Sie sehr schwer entscheiden.

7. Wenn das System erst eingeführt ist, ergibt sich die Struktur von selbst!

Das ist wohl einer der größten Irrtümer. Die Einführung einer Software führt nicht dazu, dass sich die Mitarbeiter umstellen. Die Personen werden weitermachen wie immer und außen herum eine Struktur aus Excel, Papier und Telefonaten bauen. Das neue System wird dann als Hindernis, Ärgernis und als lästig empfunden. Alle Mühen um Ersparnis und bessere Abläufe sind umsonst gewesen.

Wenn Sie mit der Softwareeinführung eine Änderung Ihrer internen Abläufe benötigen, dann müssen sie das vorab üben. Lachen Sie nicht! Teams, die vorher 1 bis 2 mal theoretisch nach der neuen Systematik durchgespielt haben, sind offener für die Neuerung und schneller bei der Umsetzung. Das Ihnen das im Alltag viel Geld spart, brauche ich Ihnen nicht zu erklären.

8. Die Mitarbeiter sehen keinen Nutzen und bringen sich nicht ein

Wer nicht weiß, welche aktuellen Probleme im Unternehmen vorhanden sind, der wird eine neue Softwarelösung nicht haben wollen. Für die Geschäftsleitung liegen die Gründe oft auf der Hand (bessere Informationen, durchgehende Prozesse, Digitalisierung, Kostenersparnis, Zeitersparnis etc.). Den Mitarbeitern bleiben diese Informationen unbekannt. Sie sollen in Workshops Ihre Meinung und Wünsche äußern. Manche haben Angst um Ihre Stelle und sprechen nicht frei. Andere glauben, nicht effizient genug zu arbeiten und sprechen Ihre echten Probleme nicht an. Somit erhalten Sie keinen Überblick, über die Basisarbeit und deren Probleme.

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