Email Verschlüsselung gibt es schon lang, wird aber selten verwendet. Viele Unternehmen glauben, dass das nicht nötig ist. Vielen scheint es zu aufwendig und zu teuer. Ich möchte Ihnen hier eine Entscheidungshilfe anbieten.

Verschlüsselte Mails können Ihre Privatsphäre schützen und Firmendaten absichern, z.B. vor Spamservern, Phishingserver und vor Spionage.

Email Verschlüsselung erreicht mehr Sicherheit

Was ist Email Verschlüsselung?

Emails können verschlüsselt gesendet und empfangen werden. Damit stellen Sie sicher, dass nur Empfänger und Absender die Mail lesen können. Niemand sonst hat Zugang zum Inhalt.
Sie benötigen hierfür ein Zertifikat. Diese verschlüsselt Ihre Daten am Anfangspunkt. Der Empfänger kennt dieses Zertifikat und kann damit die Mail entschlüsseln. Die Übertragung der Mail erfolgt also verschlüsselt und kann unterwegs nicht gelesen werden.

Was ist mit VPN & Co.?

Sie kennen sicherlich die Verschlüsselung und Absicherung eines Übertragungsweges von Daten. Das ist zum Beispiel mit VPN-Tunneln, IpSec, TLS, SSL möglich. Das bedeutet aber nur, dass die Übertragung gesichert ist, die Daten selbst sind nicht verschlüsselt oder gesichert.

Muss ich bei jeder Mail entscheiden, ob ich verschlüsseln will oder nicht?

Nein, wenn Sie ein Gateway einsetzen, müssen Sie sich um nichts kümmern. Sie mailen wie gewohnt, die Mail wird technisch an das Gateway übergeben, dort verschlüsselt und versendet. Wenn Sie eine verschlüsselte Mail erhalten, wird sie dort entschlüsselt und an den Exchange-Mailserver oder Ihr Postfach übergeben.
Der Vorteil hierbei ist, dass keine verschlüsselten Mails in Ihrem Postfach liegen. Sie laufen nicht Gefahr, dass Sie den Schlüssel verlieren oder dieser abgelaufen ist. Dann kann es passieren, dass Sie die Mail nie mehr lesen können.

Nicht nur die Konkurrenz interessiert sich für Ihre Mails. Im Grunde geht es um Ihre Privatsphäre. Und die hat garantiert jeder.

Inhalte von Emails enthalten viel Vertrauliches. Mal eben schnell die vorläufigen Zahlen zum Steuerberater geschickt oder die Bilanz zum Unternehmensberater. Kein Problem werden Sie sich denken, interessiert sowieso keinen. Irrtum. Viele Inhalte sind interessant und verwertbar. Mit Emails sollten Sie ebenso sorgsam umgehen, wie mit dem Rest Ihrer Daten. Diese werden geschützt von Firewalls, Virenscannern, Benutzerberechtigungen und Sicherheitskonzepten.

Emails stehen bei vielen Unternehmen noch nicht im Focus der Sicherheit.  Bitte denken Sie immer daran, eine Privatsphäre hat jeder. Unabhängig davon, was Sie in sozialen Netzwerken und im Internet von sich preisgeben. Das was Sie für privat halten, werden Sie dort nicht veröffentlichen. Das haben Sie selbst in der Hand. Wenn ein Dritter Ihre Email liest, können Sie nicht beeinflussen, was der damit macht.

Wer sollte Emails verschlüsseln?

Grundsätzlich jeder, der einen vertraulichen und auch private Inhalt in Emails austauscht. Folgende Berufssparten sind eher mit vertraulichen Informationen beschäftigt als andere. Zum Beispiel – Steuerberater – Rechtsanwälte – Wirtschaftsprüfer – Ärzte – Krankenhäuser – KMU mit Forschung & Entwicklung Jeder, der nicht möchte dass seine unverblümte Meinung über den Chef, über die Hausbank oder einen Mitarbeiter ausgeplaudert wird… der sollte verschlüsselt mailen.