Austausch von Daten mit Geschäftspartnern – machen Sie Ihr Unternehmen interessant

Datenaustausch mit Geschäftspartnern, Vorteile nutzen

Zusammenarbeit digitalisieren

Die wenigsten Unternehmen tauschen regelmäßig Ihre eigenen Daten mit Ihren Geschäftspartnern aus. Sie nutzen natürlich die Statusabfrage beim Lieferanten, importieren den Artikelkatalog und schauen regelmäßig in dessen News. Aber stellen Sie Ihre Daten anderen zur Verfügung? Vervollständigen Sie Ihren Datenbestand mit ergänzenden Daten Ihrer Geschäftspartner? Was ist mit Steuerberater, Unternehmensberater, Mitarbeitern, Bewerbern usw.

Nahezu jedes System bietet die notwendigen Schnittstellen an. Viele Unternehmen haben den Datenaustausch noch nicht im Fokus. Im digitalen Zeitalter sollte man prüfen, wo Papier und Telefon ersetzt werden kann.

Wo häufig bereits ein Datenaustausch stattfinden sind: Bestelldaten, Produktdaten oder Adressdaten. Aber auch den aktuellen Stand eines Bewerbungsprozesses oder die aktuellen Umsatzzahlen für die Bank könnte man digital bereithalten. Ohne viel Mühe. Alles das, was Sie zeitintensiv manuell erfassen und verschicken, sollten Sie prüfen.

Wenn Sie Daten erfassen:

Stellen Sie sich einfach die Frage, mit welcher Datenerfassung Sie die meiste Zeit verbrauchen. Hat diese Daten jemand anderes in digitaler Form? Wenn ja, können Sie diese bekommen?

Wenn Sie Daten bereitstellen:

Stellen Sie sich die Frage, ob derjenige die Daten nicht automatisiert bekommen könnte.

Welche Anwendungsbereiche könnten in Frage kommen

    1. 1. Aktuelle Abfrage eines Lagerbestandes
    2. 2. Verfügbarkeiten von Mitarbeitern bei Schichtarbeit, Springern oder Urlaub
    3. 3. externe Mitarbeiter im Homeoffice
    4. 4. Stand einer Bearbeitung einer Dienstleistung
    5. 5. Status einer Bearbeitung oder eines Prozessschrittes
    6. 6. Status eines Bewerbung
    7. 7. Stand von Zahlen, Benchmarks, Kennzahlen

All das sind Dinge, die mehrere Parteien interessieren. Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter, Banken, externe Interessierte und auch Follower in den Sozialen Medien interessieren. Wenn Sie diese Informationen besitzen, könnten Sie sie zur Verfügung stellen und den Service für andere anbieten. Haben Sie diese Informationen nicht? Benötigen sie diese? Fragen Sie die Gegenseite danach.

Wie kann man den Datenaustausch organisieren?

Sie haben Daten identifiziert und möchten nun den Datenaustausch starten? Folgende Dinge sind zu klären:

  1. In welcher Form liegen die Daten vor? Dateiformate, Strukturen
  2. Wenn Sie die Daten aus Ihren Systemen exportieren, sind Nacharbeiten notwendig?
  3. Wie können Sie Daten importieren?
  4. Muss eine Schnittstelle angepasst werden? Wenn ja, überlegen Sie genau, ob es sich lohnt.
  5. Über welchen Kanal tauschen Sie die Daten aus? (Mail, Cloud, FTP, usw.)
  6. Können Sie den Austausch automatisieren? Wenn ja, wie? Wenn nein, wie stellen Sie Regelmäßigkeit sicher?

Diese Dinge kann man recht schnell klären. Oft es weniger aufwendig, als es anfangs scheint. Wir wissen ja alle, dass man gewohnte Prozesse ungern verändert. Wenn Sie jetzt Daten von extern verwenden wollen, dann wird es tausend Gründe geben, warum das nicht passieren sollte. Natürlich ist Ihre interne Datenqualität immer die beste. Vielleicht hat aber ein Geschäftspartner noch ergänzende Daten gesammelt, die Sie noch gar nicht haben.

Auch die Schnittstelle ist oft weniger spektakulär. Man  muss ja anfangs nicht stündlich die Daten abgleichen. Vielleicht reicht einmal täglich oder wöchentlich. Es kommt auf den Vorteil an, den beide Seiten hieraus ziehen können.

Welche Probleme können auftreten und wie löst man die?

Woran liegt es, wenn dieser Austausch nicht stattfindet? Oft am nicht passenden Datenformat. Sie bekommen also Daten geliefert, die Sie nicht sofort importieren können. Stundenlanges Nacharbeiten und Umformatieren ist aber nicht sinnvoll. Hier hilft es, den Datenlieferanten zu fragen, ob er die Daten anders bereitstellen kann.

Ein weiteres Problem, was Sie am Datenaustausch hindern könnte, ist die fehlende Automatisierung. Es ist nahezu unmöglich manuelle Importe regelmäßig durchzuhalten. Hier gibt es Scripte, Jobs und Aufgabenplanungen, die z.B. bereitgestellte Dateien bearbeiten können.

Digitalisierung – es lohnt sich immer

Der Datenaustausch mit anderen Unternehmen gehört zur Digitalisierung, die gerade in aller Munde ist. Digitalisierungsberatung ist hier das Schlagwort. Vieles, was heute ungewohnt ist, wird in ein paar Jahren zum Alltag gehören. Fangen Sie an, darüber nachzudenken. Digitalisierungsberatung kann man sich übrigens staatlich fördern lassen.

Haben Sie weitere Fragen? Oder fehlt Ihnen die nötige Idee, wo und wie Sie das bei sich umsetzen könnten? Für ein Gespräch hierzu ist immer Zeit. Melden Sie sich einfach 089 3090 4580.