Nutzen Sie Ihre Software richtig aus?
Erstaunlich viele Softwarelösungen werden installiert, etwas angepasst und dann ist meist Schluss. Das liegt an Zeitmangel, Budgeterfordernissen, Manpower und manchmal auch an strapazierten Nerven. Das verschlingt Geld und Ressourcen. Es lohnt sich, mal genauer hinzusehen, welche Möglichkeiten es gibt und wie Sie diese nutzen können.
Optimierung vorhandener Software
Egal wie alt Ihre Software ist. Es lohnt sich zu jeder Zeit, Ihre Software zu verbessern und deren Einsatz effizienter zu machen.
Wie finden Sie Optimierungspotenzial?
1. Routineaufgaben ausfindig machen
Gibt es Routineaufgaben, die die Software eigentlich automatisch oder selbstständig erledigen sollte? Wieviel Zeit verwenden Sie und was könnten Sie sparen?
Haben sich interne Prozesse oder Strukturen geändert? Dann müssten Anpassungen in der Software erfolgen. Darauf wird oft verzichtet, oft wird es schlicht vergessen. Schauen Sie mal, ob Sie vielleicht mit einfachen Mitteln etwas verbessern können: z.B. einen Ausdruck sparen, etwas per Mail versenden, einem Benutzer aus einer anderen Abteilung Zugriff gewähren.
Brauchen Sie neue Ausdrucke?
Benötigen Sie andere und weitere Auswertungen?
2. Fehleranfälligkeit und Ineffizienzen finden
Ungünstig gestaltete Benutzeroberflächen ausfindig machen.
Gibt es Geschwindigkeitsprobleme? Wann war das letzte Datenbankupdate? Wann wurde die Datenbank das letzte Mal gepflegt?
Haben alle den gleichen Softwarestand? Wenn nein, warum nicht? Dann klappt der Rollout von neuen Ständen nicht. Ist es nur Informationsmangel?
Gibt es Updates?
Gibt es User, die sie nicht benötigen? Bezahlen Sie diese im monatlichen Support?
Fehlen Ihnen Felder oder Informationen?
Fangen Sie an, wieder mit Excel hinten anzubauen? Exportieren Sie Informationen, um diese aufzubereiten? Wieviel Zeit verwenden Sie hierauf?
3. Service und Hotline verwenden
Manche Hotlines sind teuer. Manchmal wissen die Mitarbeiter gar nicht, was die Hotline kostet. Daher wird sie nicht genutzt und selber geforscht.
Finden Sie heraus, was die Hotline leisten kann und was es kostet. Geben Sie diese Information an die Mitarbeiter weiter. Oft sind Hotlines günstiger als gedacht und können eine wirkliche Erleichterung sein.
Fazit: Eine Software ist bei Einführung optimal auf Sie abgestimmt und eingeführt. Das bleibt nicht so. Unternehmen entwickeln sich, Teams und Strukturen verändern sich. Es lohnt sich, ab und zu mal auf Aktualität, Ressourcen und Anforderungen zu schauen. Ihr Softwareanbieter kann das nicht leisten. Er erkennt die internen veränderten Situationen nicht. Sie selbst können nur gewinnen, wenn Sie das Maximum aus Software rausholen.
