Kosten Nutzen von Software herausfinden- eine Idee
Normalerweise stellt man sich die Frage nach dem Kosten Nutzen von Software VOR der Einführung einer neuen Software. Spätestens wenn das neue Programm im Einsatz ist, darf man mal nachrechnen. Wie man das Kosten Nutzen Verhältnis eines Softwareproduktes herausfinden kann, hier ein paar Denkansätze:
Definieren Sie objektive und messbare Kriterien nach folgenden Kriterien:
Kosten-Nutzen-Analyse bei einem Softwarekauf
Was Sie definieren, hängt von Ihrer individuellen Problemstellung ab. Und von den Zielen, die Sie mit der Software erfüllen wollen. Nicht das Verkaufsargument des Verkäufers zählt, sondern nur das, was Sie erreichen wollten.
Gehen Sie ganz banal an die Definition heran:
- Wenn Sie aktuell zu lange nach Dokumenten suchen, dann definieren Sie:
Die Suche nach einem bestimmten Dokument, darf nicht länger als 5 Sekunden dauern. Mit Eingabe ins Suchfeld, Anzeige und dem Finden aus der Ergebnisliste. - Haben Sie hingegen wenig Überblick über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern, dann:
Ich möchte in 1 Minute definitiv herausgefunden haben, ob ich Mitarbeiter A und B nächsten Montag auf einem Projekt einsetzen kann.
Es klingt profan, aber viele Unternehmen machen das nicht.
Dann legen Sie fest, was Sie gespart haben, wenn das so funktioniert.
Im Moment benötigen Sie 10 Minuten für die Koordination von 2 Mitarbeitern. Wenn es schlecht läuft, müssen Sie zusätzlich noch jemanden anrufen und nachfragen. Hätten Sie also das Ziel von 1 Minute erreicht, dann haben Sie 9 Minuten eingespart, wie oft am Tag/Woche usw.
So wird es noch viele Dinge geben, die Sie im neuen System besser, schneller und effizienter machen wollen. Führen Sie mindestens 3 Stück auf. Dann rechnen Sie mal, wieviel Potenzial Sie erkennen.
Neue Funktionen in einer Software – wie beurteilt man diese?
Natürlich kauft man eine neue Software auch, weil Sie neue Features und Programmfunktionen hat. Wenn hier der Nutzen die Kosten überwiegt, dann passt alles. Wichtig ist aber, dass Sie wissen, was Sie brauchen. Sonst können Sie nicht beurteilen, ob die neue Funktion wirklich den gewünschten Nutzen bringt.
Definieren Sie also: die neue Funktion XY ermöglicht die Darstellung der Daten in einer Stunde. Vorher ging das gar nicht. Das bewerten wir mit 100 EUR pro Darstellung.
Aber bitte: nur die wirklich sinnvollen und benutzten neuen Funktionen bewerten. Alles, was Ihre Mitarbeiter nicht verwenden (bei Standardsoftware ca 70%) wird nicht bewertet.
Fazit: Das Kosten-Nutzen-Verhältnis kann man am besten an harten Kriterien abschätzen. Definieren Sie diese Kriterien von Anfang an. Damit können Sie auch den Angebots- und Auswahlprozess erheblich beschleunigen.
Wenn Sie keine harten Kriterien festlegen können (und sowas gibt es), dann definieren Sie die Softfacts. Sie werden merken, dass sich hier auch „harte“ Fakten ableiten lassen.
