IT erhöht die Produktivität! Auch das Arbeitstempo und die Anforderungen?

schneller, effizienter, mehr – IT erhöht die Produktivität, für viele auch das geforderte Arbeitstempo

Moderne IT erfüllt viele Anforderungen nach schnelleren Reaktionszeiten und mehr Informationen. Sie erhöht in jedem Fall die Produktivität, spart Zeit und Personal, schafft Freiräume für Neues, beschleunigt Prozesse und bringt neue Möglichkeiten. Viele Menschen sagen aber, dass auch das Arbeitstempo, das Arbeitspensum und oft die Belastung für die Mitarbeiter steigt.

Bei der Einführung neuer Hardware und Software kommt man mit vielen Mitarbeitern ins Gespräch. Das ist mir immer sehr wichtig, denn nur so erkennt man die tatsächlichen Anforderungen und Wünsche. Das Thema Zeit und Effizienz ist immer häufiger ein Gesprächsthema.
Die meisten Mitarbeiter kommen mit dem aktuellen Arbeitstempo gut klar. Auch Überstunden und Leistungsdruck im Unternehmen sind nicht unbedingt das, was zum Unmut führt. Was also bemängeln die Menschen am Einsatz von EDV?

1. Was stört die meisten Mitarbeiter?

Was oft genannt wird, ist die ständige Erreichbarkeit und der Wunsch der Arbeitgeber auch im Urlaub und Freizeit zur Verfügung zu stehen. So werden Homeoffice-Arbeitsplätze eingerichtet, Firmenhandys und Laptops verteilt. Der Mitarbeiter verbindet damit mehr Freiheit. Der Arbeitgeber mehr Verfügbarkeit. Das ist konträr und kollidiert irgendwann.
Lösung: Sie könnten die Emailzustellung nach 18:30 h stoppen. Der Absender bekommt eine entsprechende Meldung. Der Mitarbeiter hat sein Handy dabei, aber er kann sicher sein, dass nicht erwartet wird, dass er erreichbar ist. Das führt nachweislich zu viel freiwilliger Arbeit nach 18:30 h.

2. Immer schneller und immer mehr

Mit immer mehr Tools, Applikationen, Anbindungen und Geräten wird versucht, noch schneller und besser zu arbeiten. Mehr Emails schaffen, mehr Angebote schreiben, mehr produzieren, mehr Aufträge abarbeiten. Aber mehr Anwendungen bedeutet nicht zwangsweise, dass man nochmehr schafft. Umgekehrt erwarten die Kunden, dass Sie Ihr Anbieter oder Dienstleister für Sie immer Zeit hat, erreichbar ist und sofort an die Lösung geht. Es geht ja alles so schnell.

Beispiel aus unserem Alltag: Nehmen Sie einen Subunternehmer eines Telekommunikationsanbieters. Der kommt zum Kunden (eng terminiert) und er findet dort nicht die notwendigen Voraussetzungen. Er hat zwei Möglichkeiten:

1. 1. Er kann eine Lösung schaffen, die für diesen Kunden gut ist und funktioniert. Das dauert aber länger als geplant. Die Folge: der nächste Kunde wartet oder ein Termin fällt aus. Oder
   2. Er kann seine vorgesehene Arbeit machen und gehen. Folge: er ist pünktlich fertig, hat seinen Job gemacht und ist pünktlich beim nächsten Kunden. Leider funktioniert beim aktuellen Kunden die gewünschte/bestellte Sachen nicht.

Was wäre zu tun: besser vorbereiten? Ja, klar. Das wäre die Ideallösung. Dafür benötigen Sie im Vorfeld Mitarbeiter, die technisch ausgebildet sind und das organisieren können. Leider werden Sie an der Hotline für die Terminvereinbarung niemanden antreffen, der das kann. Wird einfach nicht bezahlt.

Oder die Termine nicht so eng setzen? Auch eine Lösung. Aber dann erwirtschaftet der Techniker seinen Deckungsbeitrag nicht.  Worauf läuft es hinaus? Auf Überstunden des Subunternehmers, die nicht bezahlt werden. Auf unzufriedenen Kunden, die nicht die bestellte Lösung erhalten haben. Ist es das, was wir alle wollen?

 3. Wie kann man Zeit wirklich sparen?

Ein gutes Beispiel ist Speedwatching bei Serien. Eine Serie schaut man nicht einfach mehr an, weil es Spaß macht. Nein, man muss mehr Folgen in kürzerer Zeit schaffen. Also kann man trainieren, seine Lieblingsserie in der 1,2 fachen Geschwindigkeit anzusehen. Ist das die Lösung? Erholung ist das nicht mehr, wohl auch kein Spaß mit Freunden. Im Zweifel kommen diese Freunde mit der neuen Geschwindigkeit nicht mit. Vielleicht erfindet mal jemand das echte Speedworking :-). Dann kann ich in der gleichen Zeit noch mehr Emails beantworten, Anrufe tätigen und technische Lösungen abarbeiten.

Wie wäre es mit folgenden Vorschlägen?

• Ein bisschen mehr Verständnis und Geduld. Eine Email muss nicht in 2 Stunden beantwortet sein. Ein Handy muss nicht immer eingeschaltet sein. Ein Rückruf muss nicht in 20 Minuten passiert sein.
• Ein bisschen mehr Vorbereitung. Ein Anruf vorab, das man was plant. Eine Information, die andere Menschen über Änderungen informiert.
• Auch mal Nein sagen. Das ruft beim Anderen eine Enttäuschung hervor. Die kann man aushalten.

Haben Sie noch andere Ideen? Oder stört Sie das Arbeitstempo vielleicht gar nicht? Ist das alles zu schwarz gemalt?